Gut beraten?

Einige externe Leistungen benötigt nahezu jeder Mittelständler, der ins Ausland geht. „Spätestens bei der Gesellschaftsgründung sollte man Experten einschalten“, sagt Andreas Vieweg. Er empfiehlt einen deutschen sowie einen ortsansässigen Anwalt, einen Wirtschaftsprüfer, einen Zollexperten sowie einen Dienstleister für die Buchhaltung. „Ohne deren spezielle Kenntnisse kann die neue Gesellschaft schnell auf Probleme stoßen“, so Vieweg. Einige dieser Aufgaben, beispielsweise Lohnbuchhaltung und Zoll­abwicklung, können Mittelständler später nach und nach ins eigene Unternehmen integrieren, sobald geeignete Mitarbeiter ­bereitstehen.

Ob weitere Hilfe von außen notwendig ist, hängt jeweils vom Projekt ab. In einigen Ländern unterstützen die nationalen Investitionsfördergesellschaften bei der Standortwahl, in anderen Staaten ist dafür die Hilfe eines Beraters notwendig. Ist der Arbeitsmarkt am neuen Firmensitz angespannt, können Personalberater und Headhunter bei der Suche nach neuen Mitarbeitern helfen. In einigen Branchen wie dem Dienstleistungsbereich ist darüber hinaus die Suche nach Kunden durch spezialisierte Agenturen sinnvoll. In anderen Sektoren wie der Automobilindus­trie ist diese Akquise hingegen oft kein Thema, da kleine und mittlere Unternehmen (KMU) am neuen Produktionsort meist für einen bestehenden Kunden arbeiten.

Beratersuche über Kontakte

Ist die Vorarbeit getan, beginnt die Suche nach einem geeigneten Berater. „Wenn wir einen Experten für einen unserer Auslandsstandorte brauchen, spreche ich zunächst mit befreundeten Unternehmen“, sagt Detlev Moritz von Gemo. „Häufig sind es ja ähnliche Herausforderungen, bei denen der Berater unterstützen soll.“ Auf solche Empfehlungen verlässt sich ein Großteil aller Unternehmer: Laut einer Studie der Beratungsfirma Cardea vertrauen 91 Prozent der Befragten auf Empfehlungen. Auch Messen sind eine gute Kontaktbörse. Zudem gibt es einige Onlinedatenbanken, die als Kontaktbörse dienen können.

Ob ein Berater besser in Deutschland oder im Zielland sitzen soll, ist umstritten. „Wenn der Berater in Deutschland sitzt, ist es wichtig, dass er einen klaren Bezug zum jeweiligen Auslandsmarkt hat“, sagt Ralf Strehlau vom Branchenverband BDU. „Im Optimalfall verfügt er über einen Partner vor Ort.“ Hat sich das Unternehmen bereits vor Ort etabliert, kann es Sinn machen, die Beratung komplett in die Hände des lokalen Dienstleisters zu legen. Wer von Beginn an eine lokal ansässige Beratungsfirma beauftragt, sollte darauf achten, dass es internationale Referenzen gibt und dass das Unternehmen bereits für deutsche Kunden gearbeitet hat.

Die Qual der Auswahl

Unternehmer sollten nicht mehr als drei Anbieter in die engere Wahl nehmen. Ist die Vorauswahl getroffen, stehen tiefer gehende Gespräche an – die normalerweise kostenlos sind. „Zuerst sind natürlich Referenzen wichtig. So kann man abklopfen, ob jemand Erfahrung hat und vor Ort vernetzt ist“, sagt der Geschäftsführer für Mexiko der Firma Geiger Automotive, Andreas Vieweg. „Vor allem aber muss der Berater verstehen, wobei er unterstützen soll.“ Daneben ist zu klären, ab wann eine Dienstleistung kostenpflichtig ist und wie hoch das Honorar ausfällt. Bei kleinen Aufträgen sind schriftliche Angebote üblich. Handelt es sich um ein großes Projekt, präsentieren die Berater ihren Vorschlag häufig direkt im Unternehmen. Bei dieser Vorstellung sollten bereits die Mitarbeiter anwesend sein, die später mit dem Dienstleister zusammenarbeiten: So können sie ihre Präferenz äußern.

Große Spanne bei Honoraren

Honorare fallen in Stunden- oder Tagessätzen an. Sie sind je nach beruflicher Position und Tätigkeitsfeld des eingesetzten Beraters unterschiedlich und variieren stark zwischen den Auslandsmärkten. Auch innerhalb eines Landes gibt es eine große Spanne. So kostete ein Berater in Deutschland in der Prozess- und Organisationsberatung im Jahr 2016 etwa 800 bis 1.800 Euro pro Tag, das hat der Branchenverband BDU erhoben. Für die Arbeit eines Projektleiters in diesem Beratungsfeld wurden 1.050 bis 2.125 Euro fällig. Personalberater berechnen etwas weniger, dort lagen die Tageshonorare bei 750 bis 1.900 Euro. Unternehmer sollten auch darauf achten, wie Beratungsfirmen Reisezeiten und Nebenkosten abrechnen: Hier unterschieden sich die Gepflogenheiten von Land zu Land.

Pakete kosten mehr

Große Beratungsgesellschaften bieten oft mehrere Dienstleistungen aus einer Hand an. Allerdings sind solche Paketangebote in der Regel teurer als die Dienste einzelner Experten zusammengenommen. „Wir beauftragen verschiedene Dienstleister für Gründung, Lohn- und Finanzbuchhaltung sowie für Zollfragen, um einen neuen Auslandsstandort zu erschließen“, sagt Detlev Moritz von Gemo. „Bucht man diese Leistungen zusammen, kann das meiner Erfahrung nach bis zu drei Mal so viel kosten.“ Ist der richtige Berater gefunden, sollten Unternehmen unbedingt einen schriftlichen Vertrag abschließen. Dieser hält die wichtigsten Dienstleistungen fest und benennt die Schnittstellen zwischen Berater und Unternehmen. So wird im Personalbereich zum Beispiel vereinbart, dass der Berater das Recruiting übernimmt, woraufhin die eigene Personalabteilung den Anstellungsvertrag ausarbeitet. Damit die Zusammenarbeit gelingt, sollten allerdings auch die weichen Faktoren stimmen, sagt BDU-Präsident Ralf Strehlau. „Im Laufe des Projekts müssen Entscheidungen von Auftraggeber und Berater gemeinsam gefällt werden. Eine passende Chemie zwischen beiden kann entscheidend zum Projekterfolg beitragen.“ Damit das klappt, sollten sich Unternehmer viel Zeit für die Auswahl nehmen und in Ruhe den neuen Geschäftspartner bestimmen.