So gelingt die Zusammenarbeit mit Gebern

1 Informationen beschaffen

Welche Finanzierungsinstitutionen sind in der jeweiligen Branche und dem Markt besonders aktiv? Antworten liefern Regionalstrategien und Länderstrategiepapiere der Geber: Bei der EU heißen sie Country Strategy Papers, bei der Weltbank Country Partnership Frameworks. Welche Regeln sind bei Bewerbungen auf Ausschreibungen zu beachten? Informationen hierzu finden sich in den Beschaffungsregularien der Geber. Darin steht vor allem, welche Verfahren für die Beschaffung von Beratungs-, Bau- und Lieferleistungen gelten und welche Auswahlkriterien für die Bieter. Im Normalfall können interessierte Unternehmen zudem lange vor einer Ausschreibung in Projektfrüh­informationen erste Anhaltspunkte dazu finden, wo sie zu passenden Aufträgen kommen können. Den ersten Hinweis liefert meist der Finanzierungsantrag, den die Regierung beim Geber stellt.

2 Kontakt aufnehmen

Unternehmen können sowohl den jeweiligen Geber kontaktieren, der das Vorhaben finanzieren soll, als auch die Durchführungsorganisation im Projektland – also den Wasserversorger, das Gesundheitsministerium oder die Stadtverwaltung. Knut Leipold von der Weltbank rät: „Unternehmen sollten frühzeitig den Kontakt zu den zuständigen Einkäufern und Länderbüros bei der Bank suchen, um das Projekt besser zu verstehen und die Erfolgschancen bei Ausschreibungen zu steigern.“

3 Gemeinsam bieten

Auch frühzeitig geknüpfte Kontakte zu anderen Firmen im Netzwerk helfen weiter. Oft bieten sich Möglichkeiten für Joint Ventures, sowohl mit deutschen oder europäischen Partnern als auch mit Firmen im Projektland. Häufig schreiben die Banken nämlich vor, dass ein Bieterkonsortium einen oder mehrere lokale Partner mit an Bord haben muss. Für Neueinsteiger empfiehlt es sich zudem, zunächst als Unterauftragnehmer in einem Bieterkonsortium mitzumachen. So erhalten sie Referenzen bei den jeweiligen Finanzierungsinstitutionen, die für eine eigenständige Bewerbung oft nötig sind. Auch das Bieten bei zunächst weniger lukrativen kleinen Projekten kann sinnvoll sein, um den Einstieg zu schaffen.

4 Genau hinschauen

Bei der Bewerbung selbst zählen Genauigkeit und Erfahrung. Die Geber sind akribisch und wollen ihre Anforderungen exakt erfüllt sehen. Ein Angebot in der falschen Sprache, mit einer fehlenden Unterschrift oder unzureichenden Belegen für die eigene Expertise wird abgelehnt. „Die Angebotsausarbeitung für eine Ausschreibung nimmt viel Zeit in Anspruch, die Fragen und Anforderungen haben in den vergangenen Jahren deutlich zugenommen“, sagt Mario Ledic von Andritz. Gerade beim ersten Mal ist das nach Erfahrung von Praktikern extrem viel Arbeit, wird aber mit jeder weiteren Bewerbung etwas weniger. Denn dann können Bieter bei ähnlichen Ausschreibungen auf ältere Unterlagen und ihre Vorerfahrung zurückgreifen.

5 Dranbleiben

Wichtig ist auch, sich nicht von ersten Rückschlägen entmutigen zu lassen. Das Feld ist hart umkämpft, doch mit Ausdauer und der Konzentration auf die unternehmenseigenen Stärken dürfte jeder in diesem riesigen Markt seine Nische finden. Teilweise kann man die ausschreibende Stelle hinterher auch um ein Debriefing bitten und erhält so nützliche Hinweise, um gemachte Fehler bei der nächsten Ausschreibung zu vermeiden.